За время деятельности у каждой бизнес-компании скапливается огромное количество документации, часть которой отправляют храниться в архив. Многие предприятия отдают предпочтение электронным архивам — более удобным и компактным, недорогим в организации и простым в использовании. В нем может храниться кадровая, бухгалтерская, техническая и прочая документация.
Создание электронного архива позволяет выполнить целый ряд задач, а именно:
- обеспечить сохранность документов;
- упростить поиск необходимых рабочих бумаг;
- сократить место для хранения архива;
- отследить движение договоров, актов компании;
- повысить эффективность делопроизводства.
Каким предприятиям нужен электронный архив?
Электронный архив удобен, когда необходимо организовать распределенное или централизованное хранение разработанной, обработанной, исполненной и сохраненной в электронном виде документации.
Электронный архив целесообразнее организовывать крупным предприятиям с филиалами и представительствами: это позволит не только упорядочить работу, но и сэкономить время сотрудников. Однако и небольшой компании не помешает электронный архив документов — с его помощью намного проще осуществлять комплексный контроль над документооборотом.
Особенности создания
Организация архива документов в электронном виде состоит из нескольких этапов:
- Сканирование документов. Как правило, многие компании отдают предпочтение монохромным, а не цветным изображениям. Кроме того, сразу определяется разрешение сканирования и формат сохраненных документов.
- Обработка сканированных документов с целью повышения их качества (начиная от удаления чернильных разводов и пятен краски и заканчивая полной реставрацией).
- Заполнение данных мастера поиска. Предусматривает внесение в базу данных информации обо всех документах, чертежах и изображениях, их группировку для обеспечения быстрого поиска необходимых файлов.
- Установка и настройка программного обеспечения. В зависимости от сферы деятельности, требований и возможностей можно выбрать ПО, которое будет выполнять поставленные задачи. На этом этапе происходит создание систем и подсистем, оперативного и долгосрочного архивов, настройка средств администрирования, защиты, криптографического шифрования информации.
- Резервирование электронного архива. Необходимо для максимальной защиты информации.
Созданием электронного архива могут заниматься сотрудники предприятия или компании, специализирующиеся на составлении разового или постоянного электронного архива.
