СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
3

ORB_135За время деятельности у каждой бизнес-компании скапливается огромное количество документации, часть которой отправляют храниться в архив. Многие предприятия отдают предпочтение электронным архивам — более удобным и компактным, недорогим в организации и простым в использовании. В нем может храниться кадровая, бухгалтерская, техническая и прочая документация.

Создание электронного архива позволяет выполнить целый ряд задач, а именно:

  • обеспечить сохранность документов;
  • упростить поиск необходимых рабочих бумаг;
  • сократить место для хранения архива;
  • отследить движение договоров, актов компании;
  • повысить эффективность делопроизводства.

Каким предприятиям нужен электронный архив?

Электронный архив удобен, когда необходимо организовать распределенное или централизованное хранение разработанной, обработанной, исполненной и сохраненной в электронном виде документации.

Электронный архив целесообразнее организовывать крупным предприятиям с филиалами и представительствами: это позволит не только упорядочить работу, но и сэкономить время сотрудников. Однако и небольшой компании не помешает электронный архив документов — с его помощью намного проще осуществлять комплексный контроль над документооборотом.

Особенности создания

Организация архива документов в электронном виде состоит из нескольких этапов:

  • Сканирование документов. Как правило, многие компании отдают предпочтение монохромным, а не цветным изображениям. Кроме того, сразу определяется разрешение сканирования и формат сохраненных документов.
  • Обработка сканированных документов с целью повышения их качества (начиная от удаления чернильных разводов и пятен краски и заканчивая полной реставрацией).
  • Заполнение данных мастера поиска. Предусматривает внесение в базу данных информации обо всех документах, чертежах и изображениях, их группировку для обеспечения быстрого поиска необходимых файлов.
  • Установка и настройка программного обеспечения. В зависимости от сферы деятельности, требований и возможностей можно выбрать ПО, которое будет выполнять поставленные задачи. На этом этапе происходит создание систем и подсистем, оперативного и долгосрочного архивов, настройка средств администрирования, защиты, криптографического шифрования информации.
  • Резервирование электронного архива. Необходимо для максимальной защиты информации.

Созданием электронного архива могут заниматься сотрудники предприятия или компании, специализирующиеся на составлении разового или постоянного электронного архива.



ОБЩЕСТВО